Bez Excela jak bez ręki.

Pewne programy są tak rozpowszechnione i znane, że wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni myśleć o nich jak o pewnym naturalnym wyposażeniu każdego komputera – w końcu czy można żyć bez Worda? Bez Power Pointa? A bez Excela? Nie bez powodu wymieniamy tutaj aplikacje wchodzące w skład niezwykle popularnego na całym świecie pakietu MS Office; nawet jeśli się ich nie posiada, często zastępują je takie odpowiedniki jak programy z pakietu Apache OpenOffice. To jednak produkt Microsoftu wybija się na pierwszy plan jako zestaw narzędzi biurowych, który wykorzystuje się w ogromnej liczbie firm, instytucji publicznych, a także na użytek prywatny. Jednym z tych narzędzi jest nieoceniony MS Excel – arkusz kalkulacyjny do przedstawiania, obrabiania i przetwarzania danych liczbowych, dokonywania obliczeń oraz wizualizacji. Wiele osób uważa Excela za trudny i skomplikowany program nie do opanowania dla tzw. zwykłych śmiertelników – wcale tak jednak nie musi być. Czas przełamać ten stereotyp i udowodnić, że z Excela, przynajmniej na podstawowym poziomie, może korzystać każdy.

Jak to działa:

Tak jak już powiedzieliśmy, Excel to arkusz kalkulacyjny, czyli program do dokonywania obliczeń na danych zestawionych w formie tabelarycznej. Pliki zapisywane w Excelu to skoroszyty – mogą zawierać jeden albo więcej arkuszy i składają się z wydzielonych pól z określonymi współrzędnymi. Pola te nazywamy komórkami; są one umieszczone w wierszach i kolumnach. Każda komórka posiada swój adres, wyrażony literą, która oznacza kolumnę i liczbą, odwołującą się do wiersza. Wiersze i kolumny tworzą zestawienia liczbowe. Wpisywane dane można formatować, co pozwala na dostosowanie sposobu prezentacji i obliczania danych do ich specyfiki; dostępne formaty, takie jak liczbowy, walutowy, procentowy czy ułamkowy, wybiera się w polu „Ogólne” z karty „Narzędzia Główne”. Oczywiście możemy również formatować wielkość, rodzaj i styl czcionki danych. Wszystkie dane w Excelu da się sortować albo filtrować, do wykonywania konkretnych operacji służą zaś funkcje. Jest ich ponad 200 i pozwalają na przeprowadzanie bardzo wielu obliczeń z zakresu matematyki, statystyki i logiki – są to zarówno proste działania, takie jak sumowanie wartości, mnożenie, dzielenie, pierwiastkowanie czy potęgowanie, jak i bardziej zaawansowane jak obliczanie średniej, mediany, dominanty, wariancji czy odchylenia standardowego. Najpopularniejszą funkcją logiczną jest JEŻELI – funkcja, która umożliwia tworzenie logicznych porównań wartości z oczekiwanymi wynikami, generując dwa wyniki – pierwszy otrzymywany, jeśli porównanie jest prawdziwe, a drugie gdy jest fałszywe. Przyjmuje ona warunki, w których mają zaistnieć potencjalne rezultaty. Ciekawą kombinację stanowi funkcja SUMA.JEŻELI, która umożliwia sumowanie wartości z zakresu spełniającego wybrane kryteria. Dostępne są również funkcje dokonujące operacji na danych tekstowych, jak wyszukiwanie pozycji tekstu czy wycinanie go z prawej lub lewej strony. Szeroki zestaw funkcji pełni rolę stricte użytkową, nastawioną na różnorodność obrabianych w Excelu danych i celów w jakich się go używa. Duże zastosowanie posiada tutaj funkcja CONVERT, która konwertuje pewne jednostki na inne. Przyjmuje trzy argumenty, z których pierwszy jest liczbą, drugi odpowiada jednostce wejściowej, a trzeci jednostce oczekiwanej. W ten sposób można np. konwertować liczby dziesiętne na binarne lub szesnastkowe. Inne funkcje użytkowe informują nas m.in. o bieżącej dacie, dniu miesiąca czy tygodnia.

Jedną z największych zalet Excela, a zarazem przyczyn, dla których ludzie sięgają po ten program, jest jego potencjał analityczny. Ujmując to w innych słowach – za pomocą Excela możemy zobaczyć więcej niż surowe, nieobrobione dane, dowiedzieć się o występujących zależnościach, odkryć panujące trendy oraz ujrzeć powtarzające się wzorce. Ma to niebagatelne znaczenie w działalności biznesowej, ale również w życiu prywatnym kiedy próbujemy np. zachować kontrolę nad codziennymi wydatkami. Aby osiągnąć te cele, należy skorzystać ze specjalnych narzędzi, którymi są przede wszystkim tabele przestawne i wykresy. Jedne i drugie wybieramy z karty „Wstawianie”. Dzięki tabelom przestawnym da się filtrować, wybierać i przestawiać kolumny i wiersze z danymi, co zapewnia ich nowy i bardziej przejrzysty układ, eksponujący wcześniej niewidoczne informacje. Tabele przestawne najczęściej znajdują się w osobnej zakładce i mogą się automatycznie aktualizować gdy zmieniają się dane źródłowe. Wykresy umożliwiają wizualizację danych oraz pokazywanie linii trendu, które odzwierciedlają kluczowe tendencje rozwojowe. Dostępne rodzaje wykresów to liniowe, kołowe, kolumnowe, słupkowe, warstwowe, punktowe, pierścieniowe, bąbelkowe czy radarowe. Tak samo jak tabele przestawne, wykresy przekazują nam potrzebną wiedzę o danych, umożliwiając tym samym lepszą orientację w ważnych sprawach, które dotyczą naszej organizacji czy domowego budżetu.

Nie trzeba być ekspertem!

MS Excel to program używany nie tylko przez profesjonalistów – mimo, że posiada zaawansowane funkcjonalności z zakresu analizowania danych i raportowania, jest na tyle intuicyjny i przejrzysty, że mogą z nim pracować także osoby bez specjalistycznego przygotowania.  To nie oznacza, że do korzystania z Excela nie są potrzebne żadne kompetencje; wręcz przeciwnie, sprawne posługiwanie się tą aplikacją wymaga umiejętności i pewnej wprawy, może je jednak nabyć (prawie) każdy. Excela warto uczyć się także z myślą o własnej karierze i przyszłości zawodowej, jest to bowiem narzędzie, którego znajomości wymaga się na bardzo licznych stanowiskach pracy. Excel bez tajemnic to coś łatwiej osiągalnego niż może się wydawać – trzeba tylko zdecydować się na pierwszy krok.

Szkolenia z Excela dostępne są w Altkom Akademia – sprawdź aktualną ofertę szkoleń

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here